Een personeelsfonds of personeelsvereniging kan een interessante optie zijn om uw werknemers eens iets extra’s te geven, zonder dat u daarmee uw vrije ruimte van de werkkostenregeling hoeft aan te wenden. Middels een dergelijk fonds is het mogelijk om op een fiscaal aantrekkelijke manier uw werknemers diverse uitkeringen of verstrekkingen te geven. Ook kunt u het initiëren en organiseren van een personeelsuitje aan het personeelsfonds overlaten. Uitkeringen en verstrekkingen uit een personeelsfonds kunnen namelijk onder voorwaarden onbelast plaatsvinden, terwijl u als werkgever toch ook deels hieraan heeft bijgedragen.

Een personeelsfonds betreft een aan de werkgever gelieerd fonds van waaruit diverse incidentele uitkeringen en verstrekkingen kunnen worden gedaan aan werknemers. De stortingen van een werkgever in het personeelsfonds zijn niet belast voor de werknemers en de uitkeringen vallen, onder voorwaarden, onder de zogenoemde fondsenvrijstelling.

Voorwaarden personeelsfonds

Om te voldoen aan de fondsenvrijstelling en zodoende onbelaste uitkeringen en verstrekkingen te kunnen doen aan de medewerkers, dient te worden voldaan aan de volgende voorwaarden:

Rechtsvorm
Een personeelsfonds wordt doorgaans in de vorm van een vereniging of stichting opgericht. De leden bestaan dan uit de werknemers en de werkgever.

Onafhankelijkheid
Het fonds mag geen ‘doorgeefluik’ van de werkgever zijn, maar moet onafhankelijk zijn van de werkgever. Aan deze eis is voldaan indien:

• een eigen bestuur (bestaande uit overwegend werknemers) over de besteding van de gelden beslist;
• de werkgever hierop geen beslissende invloed uitoefent;
• het fonds een eigen bankrekening heeft;
• het fonds een eigen fondsreglement heeft waarin onder andere is vastgelegd wat de doelstelling van het fonds is (bijvoorbeeld het bevorderen en behartigen van de sociale, geestelijke en materiële belangen van werknemers) en in welke gevallen het fonds kan overgaan tot het doen van uitkeringen/verstrekkingen.

Bemoeit de werkgever zich actief met het reilen en zeilen van het fonds, dan is van onafhankelijkheid vanzelfsprekend geen sprake.

Bestemming
De vrijstelling geldt niet voor uitkeringen en verstrekkingen ter zake van ziekte, overlijden, invaliditeit, bevalling en adoptie.

Vijfjaarseis
De inleg van de werkgever mag gedurende de laatste vijf jaar niet meer bedragen dan de inleg van de werknemers. Het fonds hoeft overigens niet de volle periode van vijf kalenderjaren te hebben bestaan. De fondsenvrijstellingen kan ook worden toegepast indien het fonds korter bestaat, zolang gedurende de tijd dat het fonds heeft bestaan, het totaal van de werknemersbijdragen ten minste gelijk is geweest aan de werkgeversbijdrage.

Geen aanspraak
De werknemers mogen geen juridisch afdwingbaar recht hebben om na een bepaalde periode een zeker bedrag uit het fonds te ontvangen. Als dat wel het geval is, betekent dit dat sprake is van een aanspraak, welke mogelijk direct in de loonheffingen wordt betrokken. Om die reden verdient het de aanbeveling om in de statuten van het fonds expliciet op te nemen dat de deelnemers geen aanspraak maken op fondsuitkeringen en dat het fonds uitkeringen kan doen, zulks ter beoordeling van het bestuur.

Werkgeversbijdrage
Op het moment dat de werkgever een bijdrage aan een personeelsfonds doet, heeft dit geen gevolgen voor de loonheffingen: immers de werknemer geniet op dat moment nog niets. Pas als het fonds een uitkering doet, moet beoordeeld worden of sprake is van individueel belast werknemersloon. Is het fonds voldoende onafhankelijk van de werkgever, dan vormt de werkgeversdotatie aan het fonds een voor de vennootschapsbelasting aftrekbare post.

Werknemersbijdrage
De inleg van de werknemer dient op het nettoloon te worden ingehouden, met andere woorden, deze is niet fiscaal aftrekbaar.

Frequentie bijdrage
De wet- en regelgeving geeft geen aanleiding om aan te nemen dat de bijdragen periodiek moeten worden gedaan. Dat zou betekenen dat het bestuur van het personeelsfonds op een bepaald moment initiatief kan nemen tot het organiseren van bijvoorbeeld een wintersporttrip en dat het personeel en de werkgever (maximaal de helft) op dat moment een nader te bepalen bijdrage storten op de fondsrekening.

Goedkeuring Belastingdienst

De voorwaarden voor onbelaste fondsuitkeringen- en verstrekkingen luisteren nauw. Om die reden kan het raadzaam zijn om het fonds vooraf te laten goedkeuren door de Belastingdienst.

Hoe wij u kunnen helpen

Zoals u ziet brengt het invoeren van een personeelsfonds de nodige fiscale aandachtspunten met zich mee. Overweegt u een personeelsfonds op te richten, of wilt u laten toetsen of uw personeelsfonds voldoet aan alle voorwaarden, neem dan gerust contact op met één van onze loonheffingenspecialisten via loonheffingen@govers.nl. of telefoonnummer 040 – 2 504 504.

Deel dit bericht: