Steeds vaker wordt er in de "commerciële jaarrekening" voor gekozen om onderzoeks- en ontwikkelingskosten te activeren. Aan het activeren en afschrijven zijn voorwaarden verbonden. Op deze pagina leest u wat deze voorwaarden zijn, en wat de voor- en nadelen zijn van de keuze om wel of niet te activeren.
Innovatieve bedrijven steken veel geld in het ontwikkelen van een nieuw product (of dienst), ook wel immaterieel vast actief genoemd (hierna ‘product’). In het ontwikkelen van een nieuw product gaat veel tijd zitten. Daarnaast worden er vaak kosten gemaakt voor de aanschaf van materialen voor prototypes en dergelijke. Het nieuwe product vertegenwoordigt voor het bedrijf vaak een grote waarde. Maar wanneer is het mogelijk om deze waarde ook tot uitdrukking te brengen in de balans? Ofwel; wanneer kunnen de ontwikkelingskosten geactiveerd worden?
Ten eerste is het onderscheid tussen kosten van onderzoek en kosten van ontwikkeling van belang. De onderzoekskosten worden gedefinieerd als de kosten van het fundamentele onderzoek om kennis en inzichten te verwerven. Bij het maken van deze kosten is het over het algemeen nog niet duidelijk of de gemaakte kosten ook tot voordelen in de toekomst zullen leiden. De ontwikkelingskosten worden in de volgende fase gemaakt. Bij het maken van de ontwikkelingskosten is er vaak al een overtuiging dat het product gemaakt moet gaan worden en dat er een markt voor is. De Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ) geven een aantal voorbeelden van kosten van onderzoek en ontwikkeling:
Onder onderzoek valt:
Voorbeelden van ontwikkelingskosten zijn:
Voor middelgrote en grote ondernemingen is het activeren van ontwikkelingskosten verplicht, als aan alle voorwaarden om tot activering over te gaan kan worden voldaan. Kleine ondernemingen hebben de keuze om wel of niet tot activering van ontwikkelingskosten over te gaan.
De kosten van onderzoek zijn niet te activeren en dienen dus rechtstreeks in de winst- en verliesrekening verantwoord te worden. De kosten van ontwikkeling kunnen wel geactiveerd worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgende kosten:
Wij raden u aan om bij het activeren al wel vast rekening te houden met subsidies die u ontvangen heeft (bijvoorbeeld WBSO of specifieke subsidies voor een bepaald project).
De kosten van ontwikkeling zijn alleen te activeren als er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Deze voorwaarden zijn:
De ontwikkelingskosten mogen pas geactiveerd worden als aan deze criteria wordt voldaan. Het is dus van belang dat de ontwikkelingskosten (als u deze graag wilt activeren) goed bijhoudt in een aparte subadministratie of door middel van kostenplaatsen.
Er dient ook onderscheid gemaakt te worden tussen diverse ontwikkelingen. Daartoe dient u de ontwikkelingskosten uit te kunnen splitsen naar de “kleinste kasstroom genererende eenheid”. Dat staat ongeveer gelijk aan de vraag op welk niveau u nog omzet kunt genereren met de ontwikkeling. Als u bijvoorbeeld een compleet nieuw product ontwikkelt is dat gemakkelijk te bepalen. Dan is het product de kleinste kasstroom genererende eenheid. Maar als u een onderdeeltje aan het ontwikkelen bent, dat in meerdere producten van het bedrijf verwerkt wordt, is het al lastiger. Belangrijk is om vooraf na te denken over deze vraag, zodat de administratie van het bedrijf er op ingericht kan worden.
Nee, het is niet toegestaan om de kosten die in een eerdere verslagperiode ten laste van het resultaat zijn gebracht alsnog te activeren. Wij leggen u dat graag uit aan de hand van een voorbeeld:
De kosten die u in het eerste jaar heeft gemaakt vallen onder de noemer onderzoekskosten en zijn daardoor niet te activeren. De kosten uit het tweede jaar zijn wel ontwikkelingskosten, maar u heeft in dat jaar nog niet aan alle eisen voor activering kunnen voldoen. In jaar 3 blijkt dat het product waarschijnlijk winstgevend zal zijn en is ook aan de overige voorwaarden voor activering voldaan. U kunt nu uitsluitend de kosten van het derde jaar (500.000 euro) activeren.
Ja, dat mag. Er is een verschil tussen de behandeling van de ontwikkelingskosten in de “commerciële jaarrekening” en de belastingaangifte. In de belastingaangifte is het belangrijk dat u een bestendige gedragslijn volgt, en dat u in het eerste jaar waarin u met de ontwikkeling start, een weloverwogen keuze maakt (samen met uw adviseur) over de vraag of u de ontwikkelingskosten fiscaal direct ten laste van het resultaat brengt of, net als in de commerciële jaarrekening, activeert en over de verwachte levensduur van het product af gaat schrijven.
Het is niet per definitie zo dat als u ontwikkelingskosten activeert, u direct toegang hebt tot de innovatiebox faciliteiten. Het is echter wel realistisch dat als u bezig bent met ontwikkeling, u ook al WBSO subsidie krijgt, of zelfs patenten heeft laten registreren. In dat geval is het zogenaamde “toegangskaartje” voor de innovatiebox al aanwezig. Door de ontwikkelingskosten tot uitdrukking te brengen in de balans (activeren), kunt u het innovatie karakter van het bedrijf in het overleg met de Belastingdienst over toepassing van de innovatiebox faciliteit mogelijk wel gemakkelijker aantoonbaar maken.
Aan het activeren van ontwikkelingskosten zitten voor- en nadelen. Een belangrijk nadeel is dat banken bij financieringsaanvragen de geactiveerde ontwikkelingskosten corrigeren (en dus feitelijk alsnog ten laste van het resultaat brengen). Het brengt ook meer administratieve last met zich mee. Het voordeel voor innovatieve bedrijven is dat het activeren en afschrijven van de ontwikkelingskosten zeker gedurende de jaren waarin het bedrijf (nagenoeg alleen maar) bezig is met ontwikkeling, maar ook daarna, de balans en winst- en verliesrekening een veel realistischer beeld geven van het bedrijf dan wanneer de ontwikkelingskosten direct ten laste van het resultaat zouden zijn gebracht. Wij kunnen u adviseren en helpen bij de afweging de ontwikkelingskosten te activeren en af te schrijven. Daarnaast kunnen we u begeleiden in het opzetten van een goede administratie die voldoet aan de criteria om de ontwikkelingskosten te activeren.