Govers Accountants/Adviseurs (hierna ook: Govers of wij) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Deze privacyverklaring beschrijft waarom en hoe wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken en biedt informatie over de rechten van personen. Govers Accountants/Adviseurs is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Onze contactgegevens zijn hierboven te vinden onder “Algemene bedrijfsinformatie”.

Voor vragen over privacy en onze privacyverklaring kunt u contact opnemen Govers Accountants/Adviseurs via website@govers.nl.

Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Indien u via deze website informatie opvraagt, vragen wij naar uw (bedrijfs)naam, e-mailadres en enkele aanvullende gegevens. Na ontvangst van uw verzoek zullen wij uw gegevens voor dat doel gebruiken en opslaan, tot het moment dat u aangeeft dat u deze gegevens wil laten vernietigen.

Indien u vraagt om informatie, solliciteert op vacatures of een open sollicitatie verzendt, verstrekt u op eigen initiatief persoonlijke gegevens. Deze worden in een beveiligde omgeving opgeslagen en zijn slechts toegankelijk voor een beperkte groep professionals binnen onze organisatie. Verkregen gegevens worden in geen geval aan derden verstrekt. We hebben ter bescherming van verlies en andere vormen van onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen.

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens als u klant wilt worden. Wij zijn namelijk op grond van de Wet ter voorkoming van witwassing en financiering van terrorisme (Wwft) verplicht om een cliëntenonderzoek uit te voeren voorafgaand aan het aangaan van een zakelijke relatie (klantrelatie). Ook tijdens de relatie zijn wij verplicht om voortdurend cliëntenonderzoek te verrichten. Dit doen wij in de vorm van monitoring. Bij wijzigingen in uw situatie ontvangen wij graag de gewijzigde (persoons)gegevens van u.

Wij verwerken ook persoonsgegevens om onze diensten aan u te kunnen verlenen. Bijvoorbeeld voor het opstellen van uw jaarrekening of het verzorgen van fiscale aangiften.

Natuurlijk zijn wij geïnteresseerd in gegevens die iets zeggen over het succes van onze site, bijvoorbeeld: hoeveel bezoekers krijgen we per maand; vanuit welke landen wordt onze site bezocht; voor welke pagina’s bestaat de meeste belangstelling? Hiertoe registreren wij uw IP-adres en domeinnaam. En om de faciliteiten en functies aan te passen aan de apparatuur van de gebruiker, houden we ook bij met welk type browser u onze site benadert. Deze informatie is eigendom van Govers Accountants/Adviseurs. De informatie die wordt verzameld, wordt door ons uitsluitend gebruikt ten behoeve van de verbetering van onze dienstverlening en eigen marketingactiviteiten. In voorkomende gevallen kunt u gebruik maken van onze klachtenregeling.

De mogelijkheid bestaat dat wij op ons terrein camerabeelden maken. Camerabeelden bewaren wij niet langer dan 4 weken, tenzij sprake is van een incident in verband waarmee de beelden langer bewaard dienen te blijven. De camerabeelden worden enkel gebruikt en opgeslagen voor veiligheidsdoeleinden.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Govers Accountants/Adviseurs verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam.
• Geslacht.
• Geboortedatum.
• Geboorteplaats.
• Adresgegevens.
• Uniek documentnummer legitimatiebewijs.
• Telefoonnummer.
• E-mailadres.
• IP-adres.
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch.
• Locatiegegevens.
• Gegevens over uw activiteiten op onze website.
• Gegevens over uw surfgedrag over verschillende websites heen.
• Lijst met contactgegevens van de klant via een app.
• Internetbrowser en apparaat type.
• Bankrekeningnummer.

Ook verwerken wij indirecte persoonsgegevens. Deze gegevens kunnen indirect naar u leiden. Wij verwerken deze persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Bijvoorbeeld:

• WOZ-waarde.
• IP-adres.
• Kentekennummer.
• Belastingaangiften.
• Financiële- en adviesrapportages.
• Facturen.
• Creditnota’s.
• Loonstroken.
• Betaalgedrag.
• Inkomen.

Tot slot kunnen wij informatie uit openbare bronnen halen en vastleggen als dat noodzakelijk is voor onze werkzaamheden. Bijvoorbeeld voor het cliëntonderzoek dat wij op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) moeten verrichten.

Welke bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerken wij?

Govers Accountants/Adviseurs verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

Strafrechtelijk verleden. In het kader van onze wettelijke verplichtingen en beroepsregelgeving voeren wij cliëntenonderzoek uit. Het kan daarom voorkomen dat wij gegevens betreffende uw strafrechtelijke verleden verwerken. Als u een arbeidsrelatie met Govers Accountants/Adviseurs aangaat, zullen wij in voorkomende gevallen om overhandiging van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. In het kader van onze wettelijke verplichtingen zijn wij verplicht om (toekomstige) medewerkers te screenen. Op verzoek kan ook bij bestaande medewerkers om een VOG gevraagd worden. Wij beogen onszelf en de maatschappij hiermee tegen misbruik, fraude en strafbare feiten te beschermen.

Kredietwaardigheidscheck. Om onszelf te beschermen tegen misbruik, bestaat de mogelijkheid dat wij uw kredietwaardigheid in sommige gevallen laten toetsen. Dit doen wij door de noodzakelijke persoonsgegevens (waaronder uw adresgegevens) te verstrekken aan een kredietwaardigheidsbeoordelaar, die deze gegevens alleen voor dit doel mag gebruiken.

Gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker 16 jaar of ouder is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via website@govers.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Burgerservicenummer (BSN). Uw burgerservicenummer gebruiken wij om onze (fiscale) dienstverlening uit te kunnen voeren. Bijvoorbeeld om uw aangifte inkomstenbelasting te verzorgen.

Op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Op basis van één of meerdere van de volgende grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens.

• U heeft toestemming aan ons gegeven om uw gegevens te verwerken.
• Het is noodzakelijk om uw gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren. Bijvoorbeeld in het kader van onze dienstverlening aan u.
• Het is noodzakelijk om uw gegevens te verwerken omdat wij dit wettelijk verplicht zijn. Bijvoorbeeld wanneer wij gegevens aan de Belastingdienst doorgeven ter uitvoering van fiscale verplichtingen.
• Het is noodzakelijk om uw gegevens te verwerken om vitale belangen te beschermen. Bijvoorbeeld bij een medisch noodgeval op kantoor.
• Het is noodzakelijk om uw gegevens te verwerken om onze gerechtvaardigde belang te behartigen. Voordat wij uw gegevens verwerken op basis van deze grondslag, maken wij een belangenafweging. Bijvoorbeeld het tegengaan van fraude, of het nakomen van een zorgplicht jegens u.

Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

Govers Accountants/Adviseurs verwerkt uw persoonsgegevens onder meer voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van uw betaling.
• Verzenden van onze digitale en/of fysieke nieuwsbrief en/of reclamefolder.
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
• U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken.
• Om goederen en diensten bij u af te leveren.
• U uitnodigen om evenementen, seminars bij te wonen, deel te nemen aan forums, etc.
• Uw gedrag op de website te analyseren om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.
• Uw surfgedrag te volgen over verschillende websites waarmee wij onze producten en diensten afstemmen op uw behoefte.
• Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.
• Hetzelfde geldt voor het voldoen aan verzoeken van autoriteiten, publieke instanties en organisaties om rechten uit te oefenen, waaronder die van derden, in gerechtelijke procedures en, waar van toepassing, in administratieve procedures of arbitrage- of bemiddelingsprocedures.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Govers Accountants/Adviseurs bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

We zullen uw persoonsgegevens in onze systemen bewaren voor de langste van de volgende periodes:

1. zolang als nodig is om de doeleinden van de verwerking van de persoonsgegevens te vervullen. Met name valt te denken aan bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens zoals uw BSN-nummer.
2. elke bewaartermijn die wettelijk vereist is. De Wwft verplicht ons bijvoorbeeld om persoonsgegevens, gebruikt bij het cliëntenonderzoek, gedurende vijf jaar na beëindiging van de klantrelatie te bewaren. Ook kunt u denken aan de wettelijke administratieplicht, welke een bewaartermijn van zeven of tien jaar voorschrijft.
3. het einde van de periode waarin geschillen of onderzoeken kunnen ontstaan met betrekking tot de diensten. Doorgaans zal deze termijn maximaal tien jaar bedragen.
4. totdat de toestemming wordt ingetrokken of volgens de termijn die is vermeld in de Cookieverklaring.

Delen van persoonsgegevens met derden

Govers Accountants/Adviseurs deelt uw persoonsgegevens met derden met uw toestemming, als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst, om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting of wanneer daarvoor een andere grondslag is.

Met bedrijven die u gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij indien mogelijk een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Govers Accountants/Adviseurs blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt Govers Accountants/Adviseurs uw persoonsgegevens aan derden met wie geen verwerkersovereenkomst is gesloten, omdat persoonsgegevens worden gedeeld op basis van een wettelijke verplichting, of omdat de derde partij geen verwerker is, maar een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is.

Govers Accountants/Adviseurs deelt persoonsgegevens enkel buiten de Europese Economische Ruimte (EER) onder voorbehoud van passende waarborgen, zoals een modelovereenkomst. Daarbij toetst Govers Accountants/Adviseurs of het land een adequaat beschermingsniveau heeft.

Onder andere met de volgende derden kunnen persoonsgegevens gedeeld worden:

• Partnerkantoren, zoals kantoren binnen het UHY-netwerk.
• Externe organisaties die ons toepassingen, functionaliteit, gegevensverwerking of IT-diensten bieden.
• Externe organisaties die wij inschakelen in het kader van dienstverlening aan u.
• Bij een zakelijke transactie (zoals een verkoop, afsplitsing, reorganisatie, fusie of overname) aan degene met wie deze transactie indirect of direct plaatsvindt.
• Overheidsinstanties, zoals de rechterlijke macht of de Belastingdienst.
• Auditors, verzekeraars en professionele adviseurs.

Hoe kunt u uw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Govers Accountants/Adviseurs en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar website@govers.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Govers Accountants/Adviseurs wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Govers Accountants/Adviseurs neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo maken wij gebruik van versleutelingstechnieken, beperken wij de toegang tot uw gegevens en trainen wij onze medewerkers regelmatig in het veilig omgaan met persoonsgegevens. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via website@govers.nl