In de dagelijkse praktijk zien we weer frequenter boekenonderzoeken ingesteld worden door de belastingdienst. Een fiscaal boekenonderzoek is een controle door de Belastingdienst op de administratie en belastingaangiften van belastingplichtigen. Het doel van het boekenonderzoek is om na te gaan of de ingediende aangifte(n) fiscaal aanvaardbaar zijn. Bij deelname aan Horizontaal Toezicht is de kans op een fiscaal boekenonderzoek aanzienlijk kleiner.
Het boekenonderzoek
Bij een fiscaal boekenonderzoek kan de inspecteur in feite alle bedrijfsgegevens opvragen en inzien die relevant kunnen zijn voor de belastingheffing. Wanneer het onderzoek verder reikt dan nodig, zal dit worden aangemerkt als een ‘fishing expedition’ en dat is niet toegestaan. Maar wat betekent dat concreet? Ten eerste zal de Belastingdienst kijken naar de boekhouding zelf: de grootboekadministratie, alle in- en verkoopfacturen, bonnetjes van uitgaven, bankafschriften en kasboeken. Ook betalingen aan en contracten met klanten, leveranciers, personeel of aandeelhouders kunnen worden opgevraagd als die van invloed zijn op de fiscale positie van het bedrijf. Daarnaast worden de ingediende belastingaangiften gecontroleerd.
Hoe verloopt het proces van een fiscaal boekenonderzoek?
Een fiscaal boekenonderzoek verloopt doorgaans in een aantal vaste stappen. Het proces begint met een aankondiging per brief van de Belastingdienst, waarin de reikwijdte van het onderzoek wordt aangegeven. Dit betekent dat wordt vermeld om welke belastingsoort(en) het gaat, zoals vennootschapsbelasting, omzetbelasting en/of loonbelasting, en over welke periode het onderzoek zich uitstrekt. Soms wordt slechts één belastingsoort gecontroleerd, maar het kan ook voorkomen dat meerdere belastingsoorten (integraal) worden onderzocht. De inspecteur kan de reikwijdte van het onderzoek uitbreiden, maar hiervoor moet wel een concrete aanleiding zijn. Het boekenonderzoek kan betrekking hebben op één of meerdere jaren of tijdvakken, die kunnen teruggaan tot maximaal 5 jaar.
In deze aankondiging wordt door de belastingdienst veel informatie opgevraagd (zoals balansdossiers, auditfiles en facturen etc).
Na de aankondiging begint de voorbereiding. Vaak wordt het onderzoek door de Belastingdienst vanuit een accountantsperspectief benaderd, vooral bij controleplichtige ondernemingen. Dit houdt in dat de Belastingdienst bij de controle van de administratie veelal de rol van de externe accountant onderzoekt. In dergelijke gevallen zal er vaak eerst een gesprek plaatsvinden met de controlerend accountant om te verifiëren of de jaarrekening en andere belastingdocumenten op een correcte en volledige manier zijn opgesteld en welke werkzaamheden zijn verricht.
Daarnaast maakt de Belastingdienst steeds vaker gebruik van CAB-conforme steekproeven (Controle Aanpak Belastingdienst). In plaats van handmatig door honderden facturen te bladeren, wordt er een statistische methode gebruikt om een representatieve steekproef te trekken uit de financiële data. Deze steekproef wordt vervolgens geanalyseerd. Als er fouten of afwijkingen worden gevonden, kan de Belastingdienst deze extrapoleren naar de gehele administratie. Dit kan leiden tot naheffingen op basis van het percentage fouten dat in de steekproef is aangetroffen. Daarom is het van groot belang om uw administratie op orde te hebben en eventuele fouten vooraf te corrigeren door bijvoorbeeld een suppletie.
Wanneer er tijdens het boekenonderzoek onjuistheden of onvolledigheden worden geconstateerd, kan dit leiden tot navorderings- of naheffingsaanslagen, vaak vergezeld van boetes en rente.
Rechten en plichten
Belastingdienst:
- De Belastingdienst kan informatie en gegevens opvragen die relevant zijn voor de belastingheffing, maar mag geen ongerichte zoektochten uitvoeren waarbij algemene informatie wordt gevraagd zonder fiscale relevantie (zoals het doorzoeken van privételefoons of afgesloten laden en kasten in het kantoor).
Ondernemer:
- Als ondernemer bent u verplicht om mee te werken aan de controle.
- U heeft als ondernemer een wettelijke informatieplicht. Dit betekent dat u verplicht bent om mee te werken aan het boekenonderzoek en de gevraagde informatie te verstrekken. Een beroep op het zwijgrecht kan alleen worden gedaan als de gevraagde informatie betrekking heeft op het opleggen van een boete, en zelfs dan enkel met betrekking tot de boeteoplegging.
- U heeft als ondernemer tevens een administratie- en bewaarplicht. Dit houdt in dat de belastinginspecteur kan verzoeken om documenten uit uw administratie, die u verplicht bent te verstrekken. Dit kan onder andere betrekking hebben op bonnetjes, bankafschriften, agenda’s, overeenkomsten, grootboekkaarten, loon-/voorraad- of verkoopadministraties, of andere administratieve documenten. Indien u niet aan administratie en informatieplicht voldoet, kan onder omstandigheden de bewijslast worden omgekeerd en verzwaard.
Hoe kunnen wij u ondersteunen?
Als fiscaal adviseur kunnen wij u op meerdere manieren helpen om het proces in goede banen te leiden. Ten eerste kunnen wij assisteren bij de voorbereiding. Onze fiscalisten weten precies welke documenten van belang zijn en welke vragen de inspecteur waarschijnlijk gaat stellen. Samen kunnen we de administratie doorlichten op eventuele aandachtspunten.
Daarnaast kunnen wij voor u CAB-conforme steekproeven uitvoeren ten aanzien van de verschillende belastingmiddelen alvorens überhaupt sprake is van een boekenonderzoek. Op die manier gaat u voor uzelf na of u aan uw fiscale verplichtingen voldoet en voorkomt u eventuele nadelige gevolgen in de toekomst. Immers is voorkomen beter dan genezen. De fiscus kan vervolgens steunen op onze en uw eigen bevindingen.
Tips
Hoewel je een boekenonderzoek nooit met zekerheid kunt vermijden, kunt u wel een aantal dingen doen om soepel door een controle te komen:
- Houd uw administratie op orde: Zorg dat de boekhouding up-to-date is, met elke uitgave en elke ontvangst correct geboekt. Als de inspecteur ziet dat uw zaken netjes geordend zijn, maakt dat een goede indruk en versnelt het de controle.
- Bewaar alle relevante stukken: Gooi nooit bonnetjes of facturen weg die betrekking hebben op zakelijke kosten of inkomsten. Bewaar alle stukken minstens zeven jaar. Dat geldt ook voor contracten, bankafschriften, agenda’s en correspondentie die van belang kunnen zijn. Bij een controle kunt u in dat geval voor alles bewijs overleggen. Bewaar (fiscale) adviezen van uw fiscalist of accountant separaat van uw administratie, zodat deze niet verstrekt hoeven te worden als uw administratie wordt opgevraagd.
- Wees tijdig en volledig in aangiften: Dien alle belastingaangiften op tijd in. Te late of foutieve aangiften trekken aandacht en kunnen op zichzelf al boetes opleveren.
- Vraag advies bij onduidelijkheden: Belastingen kunnen best complex zijn. Twijfelt u of een bepaalde kostenpost aftrekbaar is? Of weet u niet zeker hoe een bijzondere transactie geboekt moet worden? Schakel dan een fiscaal adviseur in voor advies. Dit kan u later veel gedoe en correcties besparen.
Tot slot
De belangrijkste conclusie is dat een boekenonderzoek voor een goed voorbereide ondernemer geen reden tot paniek hoeft te zijn. Zie het als een kans om te bevestigen dat je administratie op orde is, of om te leren waar verbeteringen mogelijk zijn.
Heeft u een vraag over het boekenonderzoek of heeft u een adviseur nodig omdat u een boekenonderzoek verwacht? Neem dan gerust contact op via onderstaand contactformulier of met uw relatiebeheerder via 040-2504 504. Ons team staat klaar om u te adviseren en te begeleiden bij een eventueel boekenonderzoek. Uiteraard kunt u ook voor al uw andere fiscale vragen bij ons terecht.