In een tijdperk waarin technologie de manier waarop we communiceren en samenwerken transformeert, staat de traditionele algemene vergadering van BV’s, NV’s, coöperaties en verenigingen voor een digitale revolutie. Het Wetsvoorstel Digitale Algemene Vergadering maakt het mogelijk om een volledig digitale algemene vergadering te houden en waarborgt dat vergadergerechtigden die elektronisch deelnemen hun stem- en vergaderrechten effectief kunnen uitoefenen. Daarnaast moderniseert het wetsvoorstel de regels voor digitale oproeping voor algemene vergaderingen.

Huidig recht

Onder het huidige recht is een volledig digitale vergadering (nog) niet mogelijk. Onder voorwaarden kunnen vergadergerechtigden een algemene vergadering wel digitaal bijwonen (hybride vergadering), maar de wet verplicht niet dat aandeelhouders of leden in dat geval tijdens de algemene vergadering ook actief hun spreekrecht kunnen uitoefenen.

Het wetsvoorstel

Het wetsvoorstel biedt allereerst flexibiliteit en keuzevrijheid voor het houden van een algemene vergadering. Rechtspersonen kunnen zelf beslissen of ze hybride of volledig digitaal willen vergaderen en welk communicatiemiddel ze hiervoor willen inzetten. De mogelijkheid om hybride of volledig digitaal te vergaderen moet voor V’s, NV’s en coöperaties in de statuten worden opgenomen, maar de inhoud van de statutaire bepalingen wordt door de rechtspersoon bepaald. Deze zijn dan ook zeer flexibel in te richten. Bij verenigingen kan door de algemene vergadering een machtiging worden verleend om hybride of volledig digitaal te vergaderen.

Verder stelt het wetsvoorstel ook duidelijke voorwaarden om de kwaliteit en inclusiviteit van digitale vergaderingen te waarborgen. De bedoeling is dat deze een fysieke bijeenkomst zo veel mogelijk benaderen. Bij digitale of hybride algemene vergaderingen moet sprake kunnen zijn van een volwaardige participatie en bijbehorende interactie door degenen die elektronisch deelnemen. Dit houdt in dat deze personen een redelijke kans krijgen om vragen te stellen en het woord te voren. Daarvoor zal het gebruik van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel (met beeld en geluid) worden verplicht.

Tot slot worden in het wetsvoorstel de regels voor het digitaal oproepen voor een vergadering gemoderniseerd en vereenvoudigd. Aandeelhouders of leden hoeven niet langer in te stemmen met digitale oproeping. Daarnaast hoeven niet-beursgenoteerde NV’s niet langer op te roepen via een landelijk dagblad, maar kan dit gebeuren via een elektronische aankondiging (bijvoorbeeld via de website).

Kortom, de voorgestelde Wet Digitale Algemene Vergadering biedt een moderne en flexibele aanpak voor ondernemers. Door hybride of volledig digitale vergaderingen mogelijk te maken en een volwaardige participatie daarin te waarborgen, bevordert deze wet efficiëntie en inclusiviteit en draagt deze bij een meer dynamische en betrokken besluitvorming.

Wat kunt u doen?

Vooruitlopend op de invoering van het wetsvoorstel, kunt u zich alvast de vraag stellen of het voor uw onderneming wenselijk is om (hybride of volledig) digitaal vergaderen mogelijk te maken en zo ja, op welke wijze. Wanneer u voornemens bent om op korte termijn uw statuten te wijzigen, kunt u wellicht al voorsorteren op een eventuele mogelijkheid tot digitaal vergaderen of de statutenwijziging enige tijd uitstellen.

Wij informeren u graag nader over de mogelijkheden en denken graag met u mee over de wijze waarop een dergelijke digitale vergadering kan worden ingevuld.

Deel dit bericht: