Personeelsreis in de werkkostenregeling

Door de huidige coronamaatregelen heeft u wellicht de geplande personeelsreis moeten afzeggen of uitstellen. Nu het einde van deze vervelende periode nadert, kunnen wij ons voorstellen dat u van plan bent om, hopelijk in de nabije toekomst, weer een personeelsreis te organiseren.

Een personeelsreis behoort in beginsel tot het belaste loon van de werknemer. Indien u als werkgever een personeelsreis onbelast aan uw werknemers wilt vergoeden, heeft u twee opties tot uw beschikking om dit te bewerkstelligen, namelijk door gebruik te maken van de werkkostenregeling. U kunt binnen de werkkostenregeling gebruik maken van de vrije ruimte of van een gerichte vrijstelling. Indien u gebruik wenst te maken van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling, dient u wel het gebruikelijkheidscriterium alsmede de beschikbare hoogte van de vrije ruimte in ogenschouw te nemen.

Daarnaast kun u zoals gezegd gebruik maken van een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Het toepassen van een gerichte vrijstelling voor een personeelsreis vergt een zorgvuldige planning en organisatie. Duidelijk moet zijn welke zakelijke elementen ten grondslag liggen aan de reis. De kosten kunnen namelijk alleen in aanmerking komen voor de gerichte vrijstelling indien de kosten een zakelijk karakter hebben. Kosten die geen zakelijk karakter hebben kunnen per definitie niet in aanmerking komen voor een gerichte vrijstelling. De bewijslast voor het toepassen van de gerichte vrijstelling rust op de werkgever. Indien zakelijke activiteiten, zoals bijvoorbeeld een cursus om de kennis en vaardigheden van het personeel te verbeteren, ten grondslag liggen aan de personeelsreis, kan voor deze kosten een gerichte vrijstelling gelden. Van belang is dat eventuele rekeningen, contracten en e-mail correspondentie goed bewaard worden. Zodoende kan, bij een eventuele controle van de Belastingdienst, voldoende bewijs voor het zakelijkheidscriterium worden aangevoerd.

Dat het toepassen van de gerichte vrijstellingen met betrekking tot een personeelsreis geen uitgemaakte zaak is, blijkt onder andere uit de recente uitspraak van Rechtbank Zeeland – West-Brabant (AWB - 19 _ 5700). De rechtbank oordeelde dat de kosten die belanghebbende heeft gemaakt voor een personeelsreis niet onder de gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling kunnen vallen. Belanghebbende had een reis georganiseerd naar een zonnige bestemming voor het voltallige personeel. De reis werd door de feestcommissie georganiseerd en naar het personeel gecommuniceerd als zijnde een jubileumreis. In de aankondiging van de reis wordt niets vermeld over de zakelijke activiteiten die onderdeel vormen van het programma. Gelet op bovenstaande trekt de inspecteur de zakelijkheid van de reis in twijfel. Mede door het feit dat belanghebbende er niet in slaagde om voldoende aannemelijk te maken dat de reis een overwegend zakelijk karakter had, oordeelde de rechtbank dat de kosten niet in aanmerking komen voor een gerichte vrijstelling.

De uitspraak van Rechtbank Zeeland – West-Brabant geeft nog maar eens haarfijn aan dat het toepassen van een gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling voor een personeelsreis een zorgvuldige planning en organisatie vergt. De zakelijke elementen van de reis dienen duidelijk gedocumenteerd en bij voorkeur vooraf met het personeel gecommuniceerd te worden.

Mocht u een personeelsreis willen organiseren en vragen hebben omtrent het toepassen van de gerichte vrijstellingen of de vrije ruimte, neem dan contact op met uw Govers contactpersoon.

We werken graag aan uw ondernemersdromen. Wat zijn uw ambities?

Elke succesvolle klantrelatie begint met een persoonlijke kennismaking. Een gesprek over uw ambitie en hoe wij u daarbij kunnen helpen. Laat hieronder uw gegevens achter en we nemen snel contact met u op.