Incoterms - Duidelijke afspraken, grote gevolgen.

De Incoterms® van de International Chamber of Commerce (ICC) worden wereldwijd veelvuldig toegepast in het internationale handelsverkeer. De Incoterms van de ICC bieden een internationaal erkende standaard voor afspraken over internationale goederentransacties.

Bij zulke transacties heeft de verkoper in de basis de verplichting om bepaalde goederen te leveren en de verkoper heeft de verplichting om daarvoor te betalen. Echter bij een  levering komt meestal meer kijken zoals: het laden en lossen, het transport, het risico van transport, eventuele verzekering van risico’s, inklaringswerkzaamheden en betaling van invoerheffingen, en exportformaliteiten. Incoterms worden gebruikt om duidelijk overeen te komen welke partij welke van deze taken, risico’s, en kosten voor zijn/haar rekening neemt en op welke plek deze verantwoordelijkheden overgaan op de andere partij. In de meest recente versie van de Incoterms (2020) bestaan 11 verschillende Incoterms. Deze lopen van Ex Works (EXW; minste verantwoordelijkheid voor verkoper) tot Delivered Duty Paid (DDP; meeste verantwoordelijkheid voor verkoper). Daartussen resteren 9 Incoterms met oplopende verantwoordelijkheden voor de verkoper. 

Afhankelijk van de Incoterms en het bestemmingsland kunnen de gevolgen uiteenlopen van het moeten klaar zetten van goederen die worden afgehaald, tot een verplichte registratie, of zelfs tot het niet kunnen nakomen van bepaalde verplichtingen op grond van het toepasselijke nationale recht (met alle gevolgen van dien). Met name de Incoterms EXW en DDP blijken in dit opzicht vaak problematisch.

De keuze voor bepaalde Incoterms kan dus grote gevolgen met zich meebrengen. Daar komt nog bij dat vervoerders in het internationale verkeer vaak slechts een beperkte aansprakelijkheid hebben. Derhalve is het belangrijk goede afspraken over aansprakelijkheid en de verdeling van risico’s met betrekking tot het vervoer van goederen tussen leverancier en afnemer te maken. Onderling kan mogelijk worden afgeweken van een bepaald onderdeel van de overeengekomen Incoterms – bij een aantal Incoterms is zelfs specifiek geregeld dat op bepaalde wijzen kan worden afgeweken van de standaard. Een betere oplossing is vaak echter om van meet af aan aan te sluiten bij de meest geschikte Incoterms. 

De praktijk leert dat veel ondernemers het niet al te nauw nemen met de Incoterms. Vaak worden bepaalde Incoterms in de overeenkomst of factuur opgenomen, terwijl in realiteit wordt gehandeld als ware andere Incoterms overeenkomen. Zo zal de verkoper bij een EXW-levering vaak de goederen inladen in het transportmiddel dat de afnemer heeft ingeschakeld, terwijl dat strikt genomen niet zijn taak is. Als de verkoper dan ook nog handelingen verricht om export te faciliteren ligt het al snel voor de hand om een FCA-levering overeen te komen.

Bij een transactie zonder problemen en met een goede verhouding tussen leverancier en afnemer zullen hierdoor geen problemen ontstaan. Het doel van de Incoterms is echter om verantwoordelijkheden, risico’s en plichten te verdelen tussen de partijen. Het belang hiervan doet zich pas echt voor wanneer er iets mis gaat bij een transactie. Gezien de beperkte aansprakelijkheid van transporteurs internationaal is de afwikkeling van het gros van de problemen een zaak tussen koper en verkoper, dan wel hun verzekeraars. In het voorbeeld hiervoor is het mogelijk dat tijdens het laden schade aan de goederen ontstaat. Omdat de taak van het laden bij de koper ligt, zal de verzekeraar niet willen uitbetalen aan de verkoper; het laden was immers niet zijn verantwoordelijkheid.

Bij ondernemers is veelal winst te halen door betere voorlichting en afstemming intern. Belangrijk is dat de verkoopafdeling zich bewust is van de gevolgen van Incoterms die zij overeenkomen met afnemers. Gezien de mogelijke gevolgen (risico’s, kosten, klantbetrekkingen, etc.) is het belangrijk dat Incoterms door verschillende afdelingen op de agenda worden gezet. Houd daarbij altijd in het achterhoofd dat de Incoterms verplichtingen vastleggen voor zowel koper als verkoper. Beoordeel daarom altijd of het in voorkomend geval wenselijk is dat de afnemer een bepaalde verantwoordelijkheid/plicht op zich neemt. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de koper zijn inklaringsverplichtingen niet na komt? Hoe werkt een en ander uit op het gebied van klantvriendelijkheid? Dergelijke vragen vormen belangrijke overwegingen bij het overeenkomen van Incoterms.

Ook in geval van gewijzigde situaties, zoals recent de Brexit, is het belangrijk om de Incoterms opnieuw tegen het licht te houden en wellicht andere afspraken te maken. Voor sommige transacties ligt het dan voor de hand om bepaalde verantwoordelijkheden te verschuiven naar de andere partij. Met name afspraken over handelingen op het gebied van inklaring, importheffingen en exporthandelingen lenen zich voor wijziging in dergelijke gevallen. In plaats van EXW kan dan voor FCA worden gekozen en in plaats van DDP kan DAP een goed alternatief bieden.

De Incoterms bepalen overigens niet waar het eigendom (juridisch gezien) overgaat van koper op verkoper. Het is dus mogelijk dat risico wordt gedragen voor goederen die niet langer eigendom zijn van de verkoper. De Incoterms bepalen ook niet welke documenten waar en wanneer nodig zijn, slechts welke partij verantwoordelijk is voor deze documenten. Incoterms vervangen betalingscondities of dergelijke afspraken niet. De keuze van Incoterms is echter wel van invloed op de wijze van betaling. Sommige internationale betalingsvormen verhouden zich niet goed met alle Incoterms. 

Problematiek rond Incoterms  is vaak rechtstreeks van invloed op  btw-vraagstukken.  Onze btw-focusgroep helpt u dan ook graag verder. Heeft u vragen Incoterms of over andere        (btw-)vraagstukken binnen uw onderneming? Neem dan contact met ons op via uw relatiebeheerder, per mail via btw@govers.nl, of telefonisch via 040 – 2 504 504.

We werken graag aan uw ondernemersdromen. Wat zijn uw ambities?

Elke succesvolle klantrelatie begint met een persoonlijke kennismaking. Een gesprek over uw ambitie en hoe wij u daarbij kunnen helpen. Laat hieronder uw gegevens achter en we nemen snel contact met u op.