Steeds vaker wordt er in de “commerciële jaarrekening” voor gekozen om onderzoeks- en ontwikkelingskosten te activeren. Aan het activeren en afschrijven zijn voorwaarden verbonden. Op deze pagina leest u wat deze voorwaarden zijn, en wat de voor- en nadelen zijn van de keuze om wel of niet te activeren.
Wanneer kan ik ontwikkelingskosten activeren?
Innovatieve bedrijven steken veel geld in het ontwikkelen van een nieuw product (of dienst), ook wel immaterieel vast actief genoemd (hierna ‘product’). In het ontwikkelen van een nieuw product gaat veel tijd zitten. Daarnaast worden er vaak kosten gemaakt voor de aanschaf van materialen voor prototypes en dergelijke. Het nieuwe product vertegenwoordigt voor het bedrijf vaak een grote waarde. Maar wanneer is het mogelijk om deze waarde ook tot uitdrukking te brengen in de balans? Ofwel; wanneer kunnen de ontwikkelingskosten geactiveerd worden?
Wat is het verschil tussen kosten van onderzoek en kosten van ontwikkeling?
Ten eerste is het onderscheid tussen kosten van onderzoek en kosten van ontwikkeling van belang. De onderzoekskosten worden gedefinieerd als de kosten van het fundamentele onderzoek om kennis en inzichten te verwerven. Bij het maken van deze kosten is het over het algemeen nog niet duidelijk of de gemaakte kosten ook tot voordelen in de toekomst zullen leiden. De ontwikkelingskosten worden in de volgende fase gemaakt. Bij het maken van de ontwikkelingskosten is er vaak al een overtuiging dat het product gemaakt moet gaan worden en dat er een markt voor is. De Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ) geven een aantal voorbeelden van kosten van onderzoek en ontwikkeling:
Onder onderzoek valt:
- activiteiten gericht op de verwerving van nieuwe kennis;
- het zoeken naar, evalueren en definitief kiezen van, en toepassen van onderzoeksresultaten of andere kennis;
- het zoeken naar alternatieven voor materialen, apparaten, producten, processen, systemen of diensten;
- het formuleren, ontwerpen, evalueren en het maken van een definitieve keuze uit mogelijke alternatieven voor nieuwe of verbeterde materialen, apparaten, producten, processen, systemen en diensten.
Voorbeelden van ontwikkelingskosten zijn:
- het ontwerpen, bouwen en testen van prototypes en modellen, voorafgaand aan de productie en het gebruik;
- het ontwerpen van gereedschappen, mallen en matrijzen met betrekking tot de nieuwe technologie;
- het ontwerpen, bouwen en in gebruik nemen van een proefopstelling die nog niet geschikt is voor commerciële productie;
- het ontwerpen, bouwen en testen van een gekozen alternatief voor nieuwe of verbeterde materialen, apparaten, producten, processen, systemen of diensten.
Is het verplicht om ontwikkelingskosten te activeren?
Voor middelgrote en grote ondernemingen is het activeren van ontwikkelingskosten verplicht, als aan alle voorwaarden om tot activering over te gaan kan worden voldaan. Kleine ondernemingen hebben de keuze om wel of niet tot activering van ontwikkelingskosten over te gaan, tenzij de interne ontwikkeling van immateriële activa behoort tot de voornaamste activiteit van de rechtspersoon. Deze rechtspersonen moeten het immaterieel actief activeren indien aan de activeringscriteria is voldaan.
Welke onderzoeks- en ontwikkelingskosten kan ik activeren?
De kosten van onderzoek zijn niet te activeren en dienen dus rechtstreeks in de winst- en verliesrekening verantwoord te worden. De kosten van ontwikkeling kunnen wel geactiveerd worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgende kosten:
- uren van eigen personeel (tegen kostprijs);
- uren van ingehuurd personeel;
- gebruikte materialen gedurende de ontwikkelingsfase;
Wij raden u aan om bij het activeren al wel vast rekening te houden met subsidies die u ontvangen heeft (bijvoorbeeld WBSO of specifieke subsidies voor een bepaald project).
Wat zijn de voorwaarden om de kosten van ontwikkeling te kunnen activeren?
De kosten van ontwikkeling zijn alleen te activeren als er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Deze voorwaarden zijn:
- Het bedrijf dat het product ontwikkelt moet vastgesteld hebben dat het technisch mogelijk is om de ontwikkeling te voltooien;
- Er moet een voornemen zijn om de ontwikkeling van het product ook te voltooien en te gaan verkopen;
- Het bedrijf moet het vermogen hebben om het product te gebruiken of te verkopen;
- Het moet aannemelijk gemaakt kunnen worden dat er een markt is voor het product;
- Het bedrijf moet beschikken over mensen en middelen om de ontwikkeling te voltooien;
- De uitgaven van de gemaakte ontwikkelingskosten dienen betrouwbaar vastgesteld te kunnen worden.
De ontwikkelingskosten mogen pas geactiveerd worden als aan deze criteria wordt voldaan. Het is dus van belang dat de ontwikkelingskosten (als u deze graag wilt activeren) goed bijhoudt in een aparte subadministratie of door middel van kostenplaatsen.
Er dient ook onderscheid gemaakt te worden tussen diverse ontwikkelingen. Daartoe dient u de ontwikkelingskosten uit te kunnen splitsen naar de “kleinste kasstroom genererende eenheid”. Dat staat ongeveer gelijk aan de vraag op welk niveau u nog omzet kunt genereren met de ontwikkeling. Als u bijvoorbeeld een compleet nieuw product ontwikkelt is dat gemakkelijk te bepalen. Dan is het product de kleinste kasstroom genererende eenheid. Maar als u een onderdeeltje aan het ontwikkelen bent, dat in meerdere producten van het bedrijf verwerkt wordt, is het al lastiger. Belangrijk is om vooraf na te denken over deze vraag, zodat de administratie van het bedrijf er op ingericht kan worden.
Is het mogelijk om kosten van ontwikkeling met terugwerkende kracht over voorgaande jaren te activeren?
Nee, het is niet toegestaan om de kosten die in een eerdere verslagperiode ten laste van het resultaat zijn gebracht alsnog te activeren. Wij leggen u dat graag uit aan de hand van een voorbeeld:
- In jaar 1 heeft u 100.000 euro kosten gemaakt voor onderzoek;
- In jaar 2 concludeert u naar aanleiding van het onderzoek dat er een markt is voor het product en dat u aan de slag gaat met de ontwikkeling. Er staat echter nog onvoldoende vast of u ook in staat bent om de ontwikkeling te voltooien en het is nog niet duidelijk of er ook winst behaald kan worden met het product. In het tweede jaar maakt u 200.000 euro ontwikkelingskosten;
- In jaar 3 richt u een projectadministratie in, heeft u een marktonderzoek uitgevoerd en blijkt dat het product technisch voltooid kan worden. Uit de calculaties blijkt dat u een mooie winst kunt behalen met het product. U voltooit de ontwikkeling en heeft een eerste prototype ontwikkeld dat u bij een klant hebt geplaatst om de kinderziektes op te sporen en te verhelpen. Uit de projectadministratie blijkt dat u in jaar 3 500.000 euro kosten heeft gemaakt.
De kosten die u in het eerste jaar heeft gemaakt vallen onder de noemer onderzoekskosten en zijn daardoor niet te activeren. De kosten uit het tweede jaar zijn wel ontwikkelingskosten, maar u heeft in dat jaar nog niet aan alle eisen voor activering kunnen voldoen. In jaar 3 blijkt dat het product waarschijnlijk winstgevend zal zijn en is ook aan de overige voorwaarden voor activering voldaan. U kunt nu uitsluitend de kosten van het derde jaar (500.000 euro) activeren.
Mag ik de gemaakte kosten van onderzoek en ontwikkeling fiscaal direct als kosten nemen?
Ja, dat mag. Er is een verschil tussen de behandeling van de ontwikkelingskosten in de “commerciële jaarrekening” en de belastingaangifte. In de belastingaangifte is het belangrijk dat u een bestendige gedragslijn volgt, en dat u in het eerste jaar waarin u met de ontwikkeling start, een weloverwogen keuze maakt (samen met uw adviseur) over de vraag of u de ontwikkelingskosten fiscaal direct ten laste van het resultaat brengt of, net als in de commerciële jaarrekening, activeert en over de verwachte levensduur van het product af gaat schrijven.
Geactiveerde ontwikkelingskosten in relatie tot de innovatiebox
Het is niet per definitie zo dat als u ontwikkelingskosten activeert, u direct toegang hebt tot de innovatiebox faciliteiten. Het is echter wel realistisch dat als u bezig bent met ontwikkeling, u ook al WBSO subsidie krijgt, of zelfs patenten heeft laten registreren. In dat geval is het zogenaamde “toegangskaartje” voor de innovatiebox al aanwezig. Door de ontwikkelingskosten tot uitdrukking te brengen in de balans (activeren), kunt u het innovatie karakter van het bedrijf in het overleg met de Belastingdienst over toepassing van de innovatiebox faciliteit mogelijk wel gemakkelijker aantoonbaar maken.
Wat kunnen wij voor u betekenen?
Aan het activeren van ontwikkelingskosten zitten voor- en nadelen. Een belangrijk nadeel is dat banken bij financieringsaanvragen de geactiveerde ontwikkelingskosten corrigeren (en dus feitelijk alsnog ten laste van het resultaat brengen). Het brengt ook meer administratieve last met zich mee. Het voordeel voor innovatieve bedrijven is dat het activeren en afschrijven van de ontwikkelingskosten zeker gedurende de jaren waarin het bedrijf (nagenoeg alleen maar) bezig is met ontwikkeling, maar ook daarna, de balans en winst- en verliesrekening een veel realistischer beeld geven van het bedrijf dan wanneer de ontwikkelingskosten direct ten laste van het resultaat zouden zijn gebracht. Wij kunnen u adviseren en helpen bij de afweging de ontwikkelingskosten te activeren en af te schrijven. Daarnaast kunnen we u begeleiden in het opzetten van een goede administratie die voldoet aan de criteria om de ontwikkelingskosten te activeren.
We werken graag aan uw ondernemersdromen. Wat zijn uw ambities?
Elke succesvolle klantrelatie begint met een persoonlijke kennismaking. Een gesprek over uw ambitie en hoe wij u daarbij kunnen helpen. Laat hieronder uw gegevens achter en we nemen snel contact met u op.